På senare tid har kraven på företag att följa specifika regelverk och normer ökat markant. Det kan ibland verka överväldigande att hålla reda på alla lagar och förordningar. Som företagare är det dock ditt ansvar att agera på rätt sätt och följa dessa regler. Att försöka förstå compliance kanske inte är det enklaste, men vi ska försöka förklara compliance närmare här i denna text och hur du som företagare kan använda det.
Under de senaste åren har trycket på företag att prioritera hållbarhet, vara transparenta och följa tydliga normer ökat en hel del. Samtidigt har samhällets förväntningar på företag växt betydligt, vilket har lett till skärpta lagar och regler inom många områden. Denna ökade press innebär att företag och deras ledning bär ett ökat ansvar för att efterleva dessa regelverk.
Att vara compliant, det vill säga att följa lagen och rätt regelverk, innebär en ambition att agera korrekt och undvika oönskat beteende. Detta ansvar startar från företagsledningen och deras vilja att göra rätt.
Så gör du för att vara compliant i alla lägen
Ledarskapet spelar en nyckelroll genom att inte bara agera föredömligt själva, utan också uppmuntra andra att göra detsamma. Om styrelsen inte säkerställer att det finns tydliga rutiner för att följa lagar och regler kan det få konsekvenser för hela organisationen.
För att undvika att oavsiktligt använda andras material krävs ökad medvetenhet och kunskap inom företaget om användningen av sådana resurser. Att kartlägga företagets användning av material och hur det förhåller sig till andras immateriella rättigheter är en viktig start. Genom denna kartläggning kan man identifiera behovet av avtal, licenser eller tillstånd. Till exempel kan det vara nödvändigt att etablera tydliga riktlinjer och avtal för användningen av bilder eller musik i företagets verksamhet.
Därefter kan företaget etablera en kontrollprocess för att säkerställa laglig användning av olika material. Det är även viktigt att ha en regelbunden process för att samla in, följa upp, mäta och rapportera användningen av olika material samt se till att ingångna avtal upprätthålls.
Att kombinera tydliga rutiner och policys med utbildningsinsatser förklarar inte bara företagets processer utan även förmedlar till medarbetarna vad som krävs för att inhämta tillstånd, villkoren för avtal och licenser samt konsekvenserna om regler inte följs.
Använd verktyg för att förstå compliance
Som företagare kan du använda dig av ett compliance-program så att ni alltid kan hantera er efterlevnads policy på rätt sätt och hela tiden på ett konsekvent sätt. Har ni rätt verktyg är det enklare att minska på riskerna så väl som att förebygga mänskliga fel. Det är även en bra hjälp för att kunna effektivisera så väl som standardisera era processer.
